Si estás en el proceso de adquirir o implementar un software ERP, te brindamos las siguientes recomendaciones para garantizar una buena experiencia de usuario.
Al usar un ERP en la gestión de tu empresa, lo que menos quieres es una pantalla saturada de elementos que hagan confusa la interpretación y registro de información.
Es importante que al elegir un sistema de ERP para tu empresa, consideres siempre las necesidades del personal que lo usará y las características de tu empresa y mercado.
Para que logres una mejor experiencia en ERP (Enterprise Resource Planning) en tu empresa, aquí tenemos algunas recomendaciones recabadas de expertos en UX.
Cómo debe ser la experiencia en ERP
Muchas de las tareas en diversas áreas administrativas se pueden automatizar, por lo que el uso de un sistema de ERP forma parte de una estrategia para optimizar recursos, y tiempo, en muchas industrias y mercados.
Lo que tus colaboradores o usuarios del sistema ERP necesitan tiene mucho que ver con sus labores y el tipo de información con la que trabajan.
Por ejemplo, si un supervisor requiere consultar información rápidamente, a la vez que debe trasladarse entre varias sedes al día, necesitará un software optimizado para su consulta a través de una pantalla de celular.
La experiencia en ERP que debes buscar, es aquella que permita una navegación fácil y práctica, de preferencia intuitiva para los empleados de nuevo ingreso.
Pero también, debes tomar en cuenta a los colaboradores con más experiencia en el uso de softwares y conocimiento de las tareas, ya que ellos también necesitan funciones que se adapten a sus requerimientos, un poco más complejos, en el uso de sistemas ERP.
¿Cómo lograr la conciliación de características para unos y otros en un solo sistema ERP?
<<Te recomendamos: Consideraciones antes de elegir un software ERP>>
Tips para mejorar la experiencia de usuario usando un ERP
Primero, el mejor consejo que podemos darte es que pongas por delante de tu búsqueda de un sistema ERP a los usuarios. La mejor forma de elegir o diseñar un sistema ERP eficaz y que ofrezca la mejor experiencia, es involucrar a los usuarios en el proceso.
Realiza también, los siguientes 5 tips para mejorar la experiencia en ERP.
1. Entrevistar a los usuarios para descubrir cómo operan
Preguntarle directamente a los usuarios actuales de tu sistema de ERP (en el caso de un rediseño) o a quienes usarán el sistema:
¿cómo realizan sus tareas?
¿cómo podrían optimizar sus actividades con procesos automatizados?
Esto definitivamente es el punto de partida para obtener una experiencia en ERP de calidad y, sobre todo, funcional. Son tus colaboradores o clientes los que saben qué necesitan. Esta información hará que te centres en resolver sus problemas y no agregar herramientas innecesarias.
2. Definir cuáles son sus objetivos principales al usarlo
Una vez que conoces qué tareas se pueden resolver o necesitan integrar un sistema ERP, lo siguiente es definir los objetivos de dicha función en el sistema.
Divide por área las tareas que debes incluir en los procesos de tu ERP y define el objetivo de cada proceso para saber hacia dónde dirigirte en el diseño o búsqueda.
Para definir los objetivos, también puedes apoyarte en los usuarios o tus colaboradores, ellos tienen más claro los porqués de sus tareas.
Otra herramienta para definir los objetivos de tu sistema de ERP puede ser el manual de procesos y procedimientos de tu empresa y otros documentos de planeación.
3. Determinar con qué frecuencia suelen usar el software y qué tipos de dispositivos utilizan para acceder a Internet
En el ejemplo del supervisor del que hablamos al principio, queda claro la importancia de saber en dónde se usará el sistema ERP. También es importante para mejorar la experiencia, conocer la frecuencia con que se usará y por cuánto tiempo al día.
Si este sistema tiene integradas muchas funciones y tareas, deben considerarse los elementos de diseño para no cansar la vista y la velocidad de carga de cada función para no perder tiempo al pasar de una a otra.
4. Diseñar para el usuario de la plataforma, no para el cliente final
No debemos perder de vista que nuestros clientes al momento de elegir un ERP para nuestra empresa, son nuestros colaboradores o empleados, e incluso, nosotros mismos.
La experiencia en ERP por lo tanto, debe ser agradable y práctica, no solo funcional. Esto hará que sea mucho más fácil de integrar a la operación diaria.
5. Tomar en cuenta la cultura organizacional y la curva de aprendizaje
Hablamos antes en este artículo de la importancia de consultar los manuales de procesos y procedimientos y demás materiales que tienen que ver con la organización de tu empresa.
Esto es crucial porque a través de ellos podrás conocer elementos de la cultura organizacional y la identidad de la empresa.
Esta información te permitirá definir el tiempo que se le asigna a la curva de aprendizaje de cada colaborador y así, estimar las fases en que deben hacerse actualizaciones o cómo diseñar módulos o funciones que vayan avanzando con el grado de conocimiento del usuario.
<<Te recomendamos: ¿Cómo implementar un ERP con éxito?>>
Consigue una excelente experiencia de usuario con el ERP de tu empresa
Cada empresa tiene necesidades diferentes de acuerdo a su nicho o mercado al que pertenece. También influye en sus necesidades el número de empleados con los que cuenta.
Esperamos que estos consejos te resulten valiosos para ofrecer a tu equipo interno una experiencia efectiva en el uso de la herramienta ERP. Si deseas tener una asesoría sobre el uso de esta herramienta, recuerda que en AK Digital contamos con amplia experiencia en la implementación exitosa de tecnologías en las organizaciones, por lo que estamos preparados para brindarte el apoyo que tu negocio necesita.
