Implementar un ERP por primera vez, marca un antes y un después en la vida operativa de cualquier negocio. Pero para que esto resulte todo un éxito y puedas sacar el mejor provecho de los recursos empresariales, hay algunos puntos que vale la pena tener en cuenta.
Contar con esta tecnología, si bien es cierto que potenciará el crecimiento de tu negocio mediante la correcta administración de todos los bienes, también es cierto que requiere de disciplina y dedicación para garantizar su aprovechamiento.
Implementar un ERP requiere de paciencia, ganas de aprender, pero sobre todo de disciplina por parte de todo tu equipo, en pocas palabras: debe haber una transformación real en tu negocio. De nada te servirá controlar un inventario en tiempo real si tus colaboradores no tienen el cuidado de registrar todos los productos, o si el equipo contable olvida facturar algún movimiento.
De tal forma que la disciplina es el hábito indispensable para que un sistema ERP rinda sus frutos en la empresa, pero no es lo único que se necesita. Acompáñanos a conocer las claves para implementar un ERP de forma exitosa.
Cómo implementar un sistema ERP
Identifica todos los procesos de tu negocio y áreas de oportunidad
Es importante señalar que para implementar un ERP con éxito primero debes asegurarte de que el desarrollo que estás por utilizar se ajusta a las necesidades de tu empresa, en los aspectos operativos y administrativos.
Es vital que revises los procesos internos de tu empresa y verifiques que existen los protocolos necesarios para que un ERP pueda integrar a todos los departamentos y optimizar su funcionamiento. Esto lo puedes lograr de forma interna, o bien, con la ayuda de un consultor especializado independiente, que te brinde imparcialidad y certeza en su evaluación.
Pero también es importante verificar que tu organización cumpla con las especificaciones técnicas necesarias para que el software se ejecute de manera correcta, como un sistema operativo determinado, ancho de banda, tipo de red, etc. No querrás utilizar una plataforma que solo sea compatible con Windows si en tu negocio utilizan solo equipos Mac, por ejemplo.
Crea conciencia sobre la importancia del proyecto
Implementar un ERP es una forma de integrar todos los departamentos de la compañía para que trabajen de forma coordinada y organizada, eficientando sus distintos procesos. Por ello es de suma importancia crear conciencia sobre la importancia de este proyecto entre todos los integrantes de tu equipo.
Comúnmente, algunos colaboradores al tener su primer contacto con esta herramienta piensan que se trata de un instrumento de control, una forma para fiscalizarlos, pero nada es más erróneo que eso. Es necesario comunicarles que esta herramienta transformara sus actividades de una forma positiva, haciendo los procesos más eficientes, automatizando tareas para que así la carga de trabajo disminuya y sus esfuerzos puedan centrarse en actividades que los beneficien a ellos y al negocio.
Un paso muy importante en el proceso de implementación es enseñarles a utilizar el software, para que conozcan sus múltiples ventajas y se den cuenta de que en realidad es una herramienta que les ayudará a realizar su trabajo en menor tiempo y de forma más sencilla y segura.
Pero, como establecimos previamente, es indispensable que entiendan la importancia de usar el ERP a lo largo de todo el flujo de trabajo para que realmente optimice los procesos de los distintos departamentos de manera integral.
Establecer un triángulo de la comunicación
Otra de las tareas más importantes para implementar un ERP es garantizar que exista una buena comunicación. Esto ayudará a ajustar indicadores, detectar posibles fallos y verificar el correcto funcionamiento del software, entre muchos otros beneficios.
Para lograr esto es necesario crear los canales adecuados para formar una buena interacción entre tus colaboradores y ustedes, así como entre tus proveedores del desarrollo a implementar. A esta figura la llamamos el triángulo de la comunicación.
De tal manera que las tres partes puedan expresarse de forma rápida y directa, mientras se habitúan a las prácticas que conlleva implementar un ERP.
No postergues el cambio
A menudo, implementar un ERP puede parecer complicado, pero en cuanto comiences a utilizarlo te darás cuenta de que en realidad se trata de un sistema intuitivo y fácil de usar, así que lo primero que debes hacer es dejar de postergar la implementación de esta herramienta.
Por increíble que parezca, hay organizaciones que, aun cuando ya compraron el software, postergan el cambio hasta sentirse lo suficientemente preparados o que conocen a la perfección el programa. Unos más, pretenden hacer una migración pasiva y gradual, lo que amplía la curva de aprendizaje y reduce los buenos resultados del ERP.
Cuanto antes comiences a utilizar la plataforma para todos los procesos de tu empresa, más rápido tu equipo se formará el hábito de alimentar el ERP y gozar de sus grandes beneficios para tu organización.
¿Ya elegiste la herramienta ERP ideal para tu negocio?
Si aún no estás seguro de qué sistema te gustaría implementar, recuerda que hay varias consideraciones antes de elegir un software ERP.
Es necesario que verifiques la escalabilidad del software, es decir, la capacidad que tenga de adaptarse a cualquier tamaño que llegue a tener tu empresa, ya sea el aumento de tu plantilla por expansión, o recortes de personal, entre otros movimientos.
Es de suma importancia que antes de elegir a tu proveedor, te asegures de que ofrezca planes de soporte y mantenimiento, incluyendo actualizaciones de software y línea de ayuda. Solo de esta forma podrás garantizar el óptimo funcionamiento de tu sistema.
Para conocer más recomendaciones sobre cómo implementar un ERP con éxito, no dudes en escribirnos y solicitar una asesoría sin costo.
