La digitalización es indispensable para las compañías pues ayuda en la optimización de recursos y a agilizar su desempeño al reducir el uso de los papeles.
Los líderes de las compañías reconocen la importancia de implementar tecnología debido a las ventajas competitivas que les ofrece. Por ejemplo, para automatizar sus procesos, impulsar su productividad, mejorar su desempeño, incrementar las ganancias y satisfacer mejor a sus clientes.
Sin embargo, uno de los retos es la resistencia al cambio que muchas veces se presenta en las organizaciones, sobre todo por parte del personal cuando se está desarrollando una transformación digital en sus procesos.
Pues implica dejar atrás las prácticas laborales poco productivas, manuales y en documentos de papel que son una costumbre muy arraigadas, pero que se pueden digitalizar para que sean más efectivas y utilicen menos recursos como nos enseña la filosofía empresarial paperless.
Centraliza el valor de tu negocio
¿Qué puede interferir en las mejoras de tu organización? El no entender completamente cómo debe integrarse la tecnología, qué aspectos van a transformarse, cuáles son los beneficios inmediatos y a largo plazo, el funcionamiento de las herramientas de digitalización y automatización de procesos administrativos, etc.
Según un artículo de Pymempresario, uno de los errores más comunes de las empresas es que suponen que la digitalización de los documentos consiste en escanearlos y almacenarlos de forma digital en una computadora.
No obstante, es más que cambiar de documentos físicos a digitales. Se trata de implementar un sistema que integre, centralice y estructure la información de valor de tu compañía para que tengas acceso a ella de forma remota y completamente segura.
Sin embargo, este no es el único motivo por el que debes digitalizar tus papeles, te contamos a continuación más sobre sus bondades y ventajas.
La importancia de la filosofía empresarial Paperless
Como director o gerente, un objetivo importante es la optimización de los recursos para que tu compañía sea más productiva y al mismo tiempo, cuidar el capital y materiales con los que labora la plantilla.
La metodología paperless, busca cambiar las prácticas con las que ejecutas muchos de los procesos de tu organización al transformarlos digitalmente para que sean más eficientes, reduzcas costos y ganes sustentabilidad ecológica.
Son elementos indispensables para tu cultura corporativa, ya que favorecen su posicionamiento y liderazgo en el mercado como una empresa de logística.
Mayor practicidad y sustentabilidad
Paperless no significa que vas a tener archivados todos los documentos de tu empresa en la computadora. Si no que te ayudará a aprovechar las bondades de los medios electrónicos, que por mucho son superiores a los papeles físicos.
Serás capaz de implementar una red corporativa para aumentar tu logística, ya que promueve la conectividad para que tú y tu personal tengan una comunicación más efectiva al contar con la facilidad e inmediatez de la digitalización.
Una innovación de este tipo podría ser el impulso que tu compañía necesita para dejar atrás el estancamiento que afecta su competitividad.
Este concepto surge por una compañía chilena con el mismo nombre, “Paperless”, en 2002 con la idea de ayudar a varias empresas a digitalizar sus documentos para reducir el impacto ambiental.
Su importancia en la actualidad es que las organizaciones que invierten en software para optimizar y automatizar sus procesos también dejen de utilizar y almacenar documentos físicos que aún ocasionan una fuga de dinero.
4 ventajas principales de paperless para optimizar tus recursos
A continuación, te contamos las principales razones por las que las compañías están apostando por eliminar el papeleo innecesario y aprovechar los medios digitales.
1. Reducción de costos
Una de las principales salidas de capital se debe a la inversión por cantidades exorbitantes de papeles y en el mantenimiento de otros dispositivos como las impresoras. Comúnmente se registran las actividades que se realizan diariamente en documentos, facturas, folios de venta, órdenes internas, contratos, etc.
Lo que además es un problema al tener que organizarlos y manejar su desecho por medio de trituradoras, más personal y tiempo para evitar que se ponga en riesgo información importante.
En cambio, con paperless notarás una importante reducción y optimización de costos, al igual que más seguridad.
2. Incrementa la productividad
Las cantidades de documentos físicos no solo te cuestan más dinero, sino que necesitan mucho tiempo de tu personal para organizarlos y encontrarlos rápidamente. Lo que afecta en gran medida el flujo de trabajo de los departamentos y procesos, por ejemplo, en los siguientes casos prácticos:
- La gestión de RRHH se ve comprometida con muchos documentos de cada empleado, las nuevas contrataciones, la gestión de nómina, etc. Cuando estos ya estén en un formato digital será más fácil que los jefes de área puedan gestionar mejor a su equipo de trabajo.
- Concluir los contratos con los clientes requiere de muchas acciones previas para preparar documentación y esto puede ocasionar inconvenientes durante la venta. Con la digitalización se le entrega al cliente para que firme desde un dispositivo móvil y sea almacenado en la nube.
3. Más precisión en los procesos
El flujo de la logística de la empresa será más eficiente con la digitalización. Muchas veces los retrasos ocurren cuando no se entrega a tiempo una orden física o un comprobante para la producción y las entregas, sobre todo en la actualidad, que la agilidad interna debe estar a la par con el servicio al cliente en ecommerce.
Con los documentos digitales esto ya no será un problema. Pues los jefes de área y los operadores los tendrán inmediatamente, no solo desde su computadora, también en sus dispositivos móviles.
4. Optimizar el branding de tu marca
Por medio de paperless podrás brindar una mejor atención al cliente pues todos los procesos serán más ágiles y efectivos, así que en consecuencia va a incrementar la satisfacción de tus clientes.
Además de optimizar las acciones internas de tu empresa, también se podrán desarrollar mejor:
- Las estrategias de MKT digital para la atracción y el customer journey.
- Dar una buena gestión al proceso de venta.
- Brindar soporte técnico oportunamente durante la postventa.
- Gestionar con más eficacia las acciones de remarketing digital.
- Aumentar las probabilidades de conversión, engagement, fidelización, etc.
Impulsa la digitalización de tu empresa
Puede parecerte un tanto desafiante dejar abruptamente las costumbres corporativas que llevan años en tu empresa, pero recuerda que tendrás acceso a tu información en cualquier hora o lugar, eliminarás las montañas de papeles y tendrás mejor comunicación con tus colaboradores.
También, en el caso de que lideres una empresa de emprendimiento donde apenas estás desarrollando los diagramas de sus procesos, invertir en la digitalización de tus documentos desde ahora podría ser muy ventajoso para organizarla oportunamente y preparar su crecimiento a largo plazo.
Sea cual sea la situación de tu negocio, ya puedes dirigir el cambio y comenzar a impulsar la optimización de los recursos a través de la digitalización de tu información de valor.
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