La automatización de procesos administrativos ayuda a optimizar el funcionamiento y estandarizar las actividades para que se realicen adecuadamente.
Las organizaciones más competitivas y eficientes son aquellas que tienen la capacidad de adaptarse a las exigencias actuales, de un mercado cada vez más demandante.
Esto no quiere decir que son las compañías que más invierten en tecnología o adquieren más capital humano. La clave está en aprovechar todos los elementos que la componen, por lo que requieren encontrar métodos más efectivos para dejar atrás las malas prácticas.
Una formas en que los negocios pueden operar con más eficacia es por medio de la automatización de procesos administrativos, que consiste en aprovechar las herramientas tecnológicas especializadas para digitalizar y ejecutar con más rapidez y calidad la mayoría de las actividades laborales que se realizan diariamente.
Casi el 80% de las organizaciones reconoce que necesita digitalizar su negocio entero para subsistir, según un estudio elaborado por la AIIM y Open Text.
¿Por qué es cada vez más importante automatizar los procesos administrativos?
¿Estás buscando cómo obtener mejores resultados y crear flujos de trabajo más efectivos en las operaciones administrativas y financieras del departamento que diriges?
Pero, debes llevar a cabo múltiples operaciones al mismo tiempo y con procedimientos manuales o malas prácticas. Como gestionar sus ciclos de desarrollo, monitorear el desempeño del personal, medir los KPI’s de resultados y ROI, realizar los reportes mensuales, etc.
Si no llevas un orden de estos procesos y no estructuras correctamente la información vas a tener tareas repetitivas, trabajarás el doble y generarás cuellos de botella o estancamientos.
Las empresas señalan que el contenido no estructurado y no gestionado sigue siendo un problema importante en el 50% de sus procesos back-end. (AIIM y Open Text)
No obstante, contar con un sistema inteligente y autónomo como un software de automatización, que se encarga de realizar la estructuración de todos estos procesos que debes dirigir, te ayudará a realizar cada actividad de forma eficiente.
¿Cuáles son los principales procesos y áreas que pueden automatizarse?
El estudio de AIIM y Open Text, revela también que algunas actividades en las que las organizaciones están más interesadas en automatizar son: las finanzas por un 35%, la logística en un 34% y la gestión documental por el 30%.
Sin embargo, también es posible optimizar los departamentos de tu organización para que ejecuten correctamente sus procesos y se enfoquen en aquellos que aportan mayor valor a la organización.
Si eres jefe de administración, finanzas, RRHH o marketing, tienes la oportunidad de implementar una automatización de procesos administrativos para que tus resultados sean cada vez más competitivos y productivos, así como mejorar la estabilidad financiera y la atención al cliente.
Algunos de sus beneficios generales son:
- Minimiza los costos operativos. Los procesos que se realizan continuamente ya no representarán gastos extras a la compañía pues se van a requerir menos recursos de tiempo y esfuerzo por parte del personal.
- Evita tareas repetitivas. Tareas tediosas como llenar hojas de cálculo o crear reportes manualmente van a desaparecer, pues el software se encarga de estructurar esa información para que solo tengas que interpretarla y tomar las decisiones correspondientes. También se reducen los errores humanos.
- Obtén información clara. Con ayuda de la automatización tendrás a la mano información precisa sobre cada actividad realizada y métricas de desempeño, para tomar decisiones oportunas o aprovechar una oportunidad de crecimiento
La tecnología especializada para automatizar los procesos administrativos
¿Cómo puedes automatizar los procesos administrativos en el área que gestionas? Al adquirir un software, se integran distintas aplicaciones para que se realicen los procesos de tu departamento y puedas llevar una mejor administración de todos ellos.
IBM describe que, con ayuda de la inteligencia artificial de estas herramientas, se practica la automatización en distintos niveles y velocidades. Con las tareas repetitivas, el programa se basa en los datos de las estructuras predefinidas. Por ejemplo: la recopilación de los KPI’s de cierto proceso se realiza según los parámetros que te interesan.
Y en tareas más complejas, la automatización es más avanzada pues debe combinar una mayor cantidad de datos, estén estructurados o no, al igual que identificar su relación con otros sistemas y procesos para que sean completadas. Como podría ser gestionar una optimización de costos que requiere de más análisis complejos.
Este tipo de acciones son algunos de los beneficios de este tipo de soluciones que te ejemplificamos a continuación.
3 sistemas que pueden ayudarte con la automatización de tus procesos
Probablemente te estés preguntando cómo elegir una herramienta para la automatización de tus procesos administrativos. Por ello, te reunimos las características y beneficios de algunos de los sistemas más adecuados para esta tarea.
A pesar de que buscan el mismo objetivo, crear un flujo de trabajo autónomo y eficaz, tienen ciertas utilidades que varían entre sí y qué debes considerar como un factor decisivo.
1. Software de Business Intelligence
Su principal función es analizar los datos obtenidos de todas las acciones y procesos de tu empresa, para transformarlos en cuadros de mando, informes, gráficas o mapas precisos y entendibles.
También se basa en la analítica predictiva e histórica para estimar el impacto de las decisiones que tomes. Ya sea con el fin de optimizar algún proceso del área o encontrar más oportunidades de negocio.
2. Sistema BRM (Business Rules Management)
BRM es un sistema de gestión de reglas de negocio que se encarga de administrar, aumentar la agilidad y capacidad de respuesta, al igual que sistematizar las decisiones que se toman en una organización para que los procesos se realicen con más eficiencia.
Te ayudará a elegir la opción correcta, por ejemplo, para que le des una mejor respuesta a tus clientes, que tu organización pueda adaptarse a los cambios en el mercado o modelos de trabajo distintos, etc.
Una plataforma de este tipo les da a los usuarios habilidades orientadas a la solidez y eficacia de la gestión de la compañía o área.
3. Software ERP
El ERP es un tipo de software que se encarga de administrar actividades de una organización como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, presupuestar, planificar y predecir los resultados de inversiones financieras, etc.
La importancia de su uso reside en que ayuda a unificar los procesos del negocio, así como a crear un flujo de información y comunicación más efectivo. Hace una buena estructuración de los datos para evitar que se dupliquen, lo que garantiza su calidad.
En AK Digital podemos ayudarte a encontrar la mejor solución digital para que la automatización de tus procesos administrativos sea efectiva. ¡Contáctanos!
