La optimización de costos ayuda a cuidar los recursos, mejorar los procesos, tener una plantilla eficiente y reducir los desperdicios.
La crisis económica actual, resultado de la pandemia por COVID-19, ha hecho que los directivos y líderes se planteen con más urgencia la reducción de costes para que las organizaciones puedan subsistir y continuar en el futuro.
El 88% de las empresas piensa implementar un plan de contención de costos para enfrentar la disminución de las ventas y producción por el coronavirus. (Mercer)
Sin embargo, el desafío se encuentra en cómo desempeñar una estrategia organizada para realizar una optimización de costos eficaz, sin que tu compañía sufra pérdidas graves en su desempeño, ahora y a largo plazo.
Como directivo, no puedes realizar recortes a diestra y siniestra sin analizar las consecuencias. Además de cuidar la parte financiera, también es necesario implementar nuevos métodos, como la automatización de procesos para crear un flujo de trabajo que incremente la producción y las ganancias.
Organiza la reducción de costes para aumentar tus niveles de productividad
Estando a la cabeza de toda la organización, es claro que necesitas prestar atención a todos los elementos que la integran (departamentos, colaboradores, dirección de los procesos y de las finanzas, etc.) para gestionarlos adecuadamente y que puedan continuar operando, incluso ante una situación de crisis.
Cuidar de las finanzas no es tarea fácil, por lo que necesitas implementar estrategias para tener un mejor control del flujo de capital y reducir las fugas, sin afectar la cultura organizacional de tu compañía ni su desempeño. Al contrario, debes enfocarte en fortalecerla para que sea más competitiva.
La optimización de costos no solo consiste en reducir por completo los gastos operacionales, sino en aprovecharlos mejor y minimizar los innecesarios. Es más útil, por ejemplo, encontrar métodos para que tu plantilla sea más productiva.
Es decir, que aumente sus resultados en un menor tiempo y costo con ayuda de la automatización. En lugar de realizar recortes de personal que pueden llevarte a la pérdida de talento y el desánimo de la fuerza de trabajo.
¿Qué esperar de la automatización de procesos?
Automatizar los procesos consiste en la implementación de la tecnología para realizar de forma autónoma las tareas repetitivas en los departamentos que lo requieren, a través de softwares o plataformas digitales. Esto ayuda a agilizar las actividades, utilizar mejor los recursos y el factor humano que te llevará a una correcta optimización de costos.
La automatización se traduce en mayor control, ahorro de costos y tiempo. Se estima que las organizaciones pueden reducir sus costos entre un 25% o 50% y aumentar su productividad hasta en un 40%. (e-Contact)
Al aprovechar al máximo las horas de trabajo y el talento de tus colaboradores implica que se desperdicien menos recursos, por ejemplo, en nóminas infladas. En lugar de pagar horas extra y reunir más personal para realizar una tarea tediosa, como llenar hojas de cálculo manualmente en Excel, el software de automatización lo haría por ellos.
Te ayudará a disminuir los tiempos de ejecución, mejorar la comunicación entre los departamentos, evitar los errores producidos por los procesos manuales y desarrollar una cultura organizacional más productiva en tu compañía.
4 casos prácticos de la optimización de costos
Te contamos cuatro formas de cómo se traducen los beneficios de la automatización de procesos tras optimizar el uso de los recursos financieros y operativos:
1. Recortar los gastos
Debes implementar un recorte de gastos en las acciones que sean improductivas. Optar por los egresos de gran magnitud de capital te ayudaría a reducir drásticamente el flujo de capital en un momento de crisis, pero afectará el desempeño de tu compañía a largo plazo.
Podrían ser pérdidas importantes que luego serían difícilmente recuperadas. El capital humano es uno de los recursos más valiosos por lo que es mejor aplicar métodos de trabajo con más rentabilidad, posponer contrataciones nuevas y ajustar sueldos tras un acuerdo mutuo con los colaboradores.
Los recortes financieros a los departamentos también deben efectuarse tras un análisis riguroso de sus tareas, pues cada uno tiene un rol en la organización y una caída en sus resultados es una cadena que afectaría todos sus procesos.
Es mejor invertir en una innovación sostenible como la digitalización de procesos que ahorran por ti hoy y en el futuro. Una forma para digitalizar las actividades de tu empresa es a través de Office 365, una plataforma que no requiere de una gran inversión en equipo, únicamente de una membresía.
Incluye las aplicaciones de trabajo de Microsoft, almacenamiento en OneDrive y más servicios de la nube que agilizan cualquier operación de tu compañía, pues permite que los usuarios trabajen en cualquier lugar y momento.
2. Victorias tempranas
En tu estrategia de optimización de costos debes considerar las ganancias que obtendrás a corto plazo antes de pensar en desechar ese recurso.
- Las acciones de marketing regularmente son suspendidas ante una crisis económica, lo que puede significar un grave error, ya que los consumidores dejarían de saber de ti.
El asesor financiero Ramit Sethi comenta a Business Insider que las compañías que optaron por no suspender las estrategias de MKT tuvieron mejores resultados durante la crisis de 2008-2009, pues aunque las tasas de la publicidad bajan, los compradores aún desean adquirir productos o servicios.
- La atención al cliente es indispensable, por lo que en lugar de reducir su presupuesto, es mejor brindar mejores herramientas a tus colaboradores para darle seguimiento a los clientes potenciales. La automatización les ayudará a conocer y entender mejor su recorrido de compra, efectuando acciones personalizadas que se traducen en mayores ventas e ingresos.
Una opción innovadora para mejorar la relación con tus clientes es Smart Loyalty, una herramienta que busca administrar grupos de lealtad con un sistema personalizado a los gustos de cada miembro que te permitirá ofrecerles promociones en los momentos oportunos.
3. Ajustar las metas a un 85%
Otra de los consejos que también comparte el asesor Ramit Sethi es que debes adaptar tus metas a un 85% de los resultados. Esperar que vas a obtener siempre el 100% durante la optimización de costos puede llegar a ser una meta irreal, puesto que durante el proceso de readaptación pueden llegar a existir altas y bajas.
Es mejor obtener los resultados posibles con base en la situación, aunque se mantenga a un nivel más bajo del éxito total. Cualquier ganancia es buena, mucho mejor que solo tener pérdidas de capital y de productividad.
Una herramienta como Business Intelligence o BI, que se encarga de analizar datos para predecir y evaluar distintos escenarios te ayudará a tomar las mejores decisiones durante los ajustes de optimización.
4. Calcular un fondo de emergencia
Debes resguardar y ahorrar el capital suficiente para que tu compañía pueda operar un tiempo prolongado ante alguna crisis económica. Esta es una de las lecciones que también ha dejado la pandemia de Covid-19.
Este fondo de emergencia es para que tu compañía continúe operando de seis meses a un año y se puede calcular entre los gastos fijos y los variables, además de definir la cantidad mínima de capital que necesitas para sobrevivir durante ese tiempo.
El análisis de BI también reúne los datos históricos de lo que ha estado ocurriendo en tu empresa, por lo que te será más fácil conocer qué gastos son indispensables o descartables según los resultados que se obtuvieron tras esas acciones.
La automatización de procesos es clave
Implementar la automatización de procesos no es solo para que tu organización tenga la capacidad de enfrentar una crisis económica.
Es una oportunidad para que tus acciones sean más productivas y puedas crear una cultura organizacional enfocada en la mejora continua. Lo que te ayudará a que tu compañía sea más competitiva y pueda posicionarse en un mercado cada vez más exigente.
Ante este contexto, en AK Digital, ayudamos a los líderes de las empresas en la optimización de costos mediante nuestras soluciones de automatización y digitalización de procesos. ¿Quieres dejar atrás las malas prácticas de gestión? ¡Contáctanos!
