El desafío de la industria alimentaria es estar al nivel de calidad y producción a menor costo, pero con la automatización y control de procesos es posible.
Las organizaciones de la industria alimentaria tienen grandes retos y desafíos, no solo para la producción y la calidad de los alimentos, sino para llevar un control de sus procesos administrativos, tener una buena logística, cumplir con los acuerdos de venta y distribución, mejorar el retorno de inversión, etc.
Si realizas estas acciones con procedimientos manuales, los resultados finales podrían no ser los que esperabas. Una posible causa de ello es la ausencia de un sistema de acción funcional e inteligente que te ayude a gestionar mejor a los departamentos y personal bajo tu cargo.
Continuar actuando con prácticas obsoletas afectará la productividad de toda tu compañía, la eficiencia de tu plantilla, la atención a tus clientes y el equilibrio entre las órdenes de producción y ventas.
Esto se traduce en pérdidas financieras y de oportunidades de crecimiento. Pero una de las soluciones disponibles con las que puedes mejorar tus prácticas de gestión es la automatización y control de procesos.
Mejora el desempeño de cada área de tu empresa
La automatización de procesos tiene como objetivo mejorar la operatividad al sustituir los trabajos repetitivos para que el personal sea más productivo, se minimicen los errores y exista un flujo de trabajo más eficiente. Elementos que también mejorarán las acciones de atracción, ventas y trato al cliente.
Esto lo puedes implementar con ayuda de un software especializado que automatice las acciones de los departamentos implicados. De esta forma, se reducen los tiempos de ejecución, los desperdicios por caducidad, el mal uso de los recursos y poco aprovechamiento del talento.
Tendrás la capacidad de llevar una mejor gestión de tus actividades. Desde dar un seguimiento en tiempo real a cada uno de tus procesos, administrar mejor la carga de trabajo de tu plantilla, medir los indicadores de resultados y tomar decisiones oportunas para la entrega de productos alimenticios que deben mantener su calidad en todo momento.
Con la tecnología de automatización actual ya se puede reemplazar el 40% de las actividades laborales realizadas por humanos. (McKinsey)
4 beneficios principales de una gestión automatizada
Te resumimos en cuatro puntos algunos motivos por los que debes considerar implementar un software para la automatización y control de procesos. No es solo una herramienta que facilita la dirección, también ayuda a optimizar tiempos, costes y esfuerzos.
- Ahorro de tiempo. Los empleados pierden mucho tiempo realizando procesos manuales que les restan tiempo y efectividad. Lo que también te cuesta al aumentar las nóminas o no llegar a las metas de producción de alimentos.
Un estudio de ITChronicles indica que realizar las acciones administrativas de forma manual provoca una pérdida de $5 billones de dólares anuales en algunas organizaciones. La automatización va a revertir estas pérdidas al reducir los métodos obsoletos y agilizar las ejecuciones para alcanzar los resultados requeridos.
- Reducción de costos. El enfoque de la automatización es reducir el consumo de recursos que se emplean en tareas repetitivas, corregir errores, horas extras, etc. También, al mejorar la logística entre la producción y la demanda de los productos alimenticios, se van a reducir los desperdicios.
De este modo, obtendrás un mayor retorno de inversión tras el aumento de la productividad y la optimización de los costos.
- Productividad. Las demandas de la industria alimentaria hacen que la productividad sea indispensable. El software de automatización realiza de forma autónoma muchas tareas repetitivas, agiliza las ejecuciones de la plantilla y evita los errores para que todos los procesos se realicen en los tiempos adecuados.
Esto le da la oportunidad al talento de la empresa de llevar una mejor gestión de cada proceso y tomar mejores decisiones.
- Estabilidad operativa. Una empresa estable tiene más habilidad para detectar oportunidades. Reuniendo los tres beneficios anteriores podrás medir con mayor rapidez todos los indicadores y gestionar los ciclos de cada proceso con ayuda del software, pues crea un registro de estas actividades.
Esta herramienta también te notificará cuando existan contratiempos o errores en las tareas y puedas dar soluciones oportunas a situaciones como los cuellos de botella o mejorar otras tareas repetitivas.
5 pasos para implementar la automatización y control de procesos
Para implementar adecuadamente una herramienta de automatización de procesos hay ciertas consideraciones y acciones previas que necesitas realizar. Al igual que un análisis interno para que encuentres los puntos de la compañía en los que existen retrasos o estancamientos.
1. Define todas las actividades desarrolladas
El primer paso para la automatización es que previamente definas y documentes todos los procesos que se realizan en cada uno de los departamentos que gestionas.
Después debes realizar un diagrama de actividades que describa claramente cómo se desarrolla cada uno de esos procesos, el tiempo que toma y a los empleados que participan. De nada servirán las estimaciones.
Asimismo, esta información será útil para identificar la velocidad del flujo de trabajo, qué actividades comúnmente se repiten por errores humanos y cuáles le toman más tiempo al equipo. Esto te ayudará a determinar en dónde es necesario automatizar.
2. Modela el proceso
Después de haber identificado qué procesos necesitan mejoras, debes definir de qué forma deben automatizarse. Toma en cuenta la opinión de los líderes de equipo y de los demás colaboradores para determinar qué mejoras se esperan.
Así, vas a empezar a entender las necesidades de las áreas que diriges para encontrar al software ideal para tus objetivos.
3. Ejecuta el proceso
Es hora de ejecutar el software elegido. Iniciar con la capacitación de los usuarios para que utilicen la herramienta, ajustarla y personalizarla a las necesidades de los usuarios.
Ya sea a partir de una fecha, de un producto o el servicio de venta de un nuevo cliente para que el software empiece a gestionar el proceso y así poco a poco se agreguen las demás actividades de tu compañía.
4. Monitorea el proceso
Para saber si la automatización está dando los resultados esperados tienes que monitorear el desempeño del software.
Compara la ejecución de la herramienta con los diagramas donde definiste los estancamientos para verificar que su implementación funcione correctamente.
5. Identificar áreas de oportunidad
Después de realizar el monitoreo del software podrás encontrar más áreas de oportunidad para aprovechar la automatización en otras tareas importantes y que aún se siguen realizando con malas prácticas.
De este modo, tendrás la posibilidad de optimizar cada aspecto de la compañía y aumentar sus niveles de competitividad en un mercado tan exigente como es el alimenticio.
En AK Digital podemos ayudarte a encontrar el software de automatización y control de procesos adecuado a tus necesidades para que dirijas a tu compañía como una de las empresas líderes en la industria de alimentos. ¡Contáctanos!
