Descubre por qué la automatización de procesos administrativos es una necesidad y también una oportunidad de crecimiento para tu plantel universitario.
El Covid-19 ha llevado al mundo a tomar medidas drásticas de contingencia ocasionando un cambio radical en la relación entre la población con las empresas privadas e instituciones debido a la necesidad de evitar el contacto humano.Lo que ha afectado notablemente el sector educativo debido a la suspensión de clases y que ha orillado a las instituciones escolares a improvisar soluciones en entornos digitales, uno de ellos, los procesos administrativos.
¿Cómo pasar los trámites cara a cara al mundo digital? La automatización de procesos administrativos puede ser la respuesta. Al digitalizarlos podrás generar un sistema integral y funcional entre todas las áreas que la conforman.
La digitalización de los procesos administrativos y el e-learning
El e-learning o la enseñanza virtual es la metodología de aprendizaje en plataformas de Learning Management System, encargadas de gestionar los contenidos y la relación alumno-docente durante todo un curso académico de una forma digital.
Algo posible gracias a la conexión a la red, que permite al alumno acceder a su formación académica desde cualquier lugar y momento, sin tener que asistir presencialmente a la institución.
Sin embargo, un aspecto muy importante que no debe quedar de lado, es que el alumno también cuente con las posibilidades de desarrollar todo su proceso administrativo de la misma forma. Otro aspecto del porqué es importante que la universidad también recurra a la automatización de sus procesos administrativos.
¿qué ventajas trae la automatización de procesos administrativos en universidades?
La automatización de procesos administrativos ofrece un mejor control y manejo de la información con la que puedan optimizar sus funciones, cumplir sus objetivos educativos y ofrecer un servicio de calidad con el cual fidelizar a sus alumnos.
Es una inversión con la que se reducen los tiempos operacionales mientras que incrementa la productividad, promueve el ahorro de costos y mejora considerablemente la relación entre estudiantes, profesores y personal administrativo.
La velocidad y eficacia son características que ofrecen este tipo de herramientas digitales a las instituciones educativas para optimizar todos sus procesos y realizar un buen e-learning.
1. Ayuda en la gestión y analítica de los datos para las estrategias administrativas y educativas
Una de las propiedades de las plataformas encargadas de la automatización de procesos administrativos es llevar a cabo una correcta gestión de datos. Una parte muy importante de cualquier sistema educativo para dar un buen seguimiento a los alumnos y resolver productivamente sus procesos administrativos.
Un buen almacenamiento y procesamiento de los datos almacenados (información de los alumnos, calificaciones, créditos, etc.) contribuye a tener una buena planificación académica, propicia una administración eficiente y ayuda en el monitoreo de la productividad según las actividades de los estudiantes y profesores.
A través de la gestión de los datos producidos por la universidad, se podrá realizar un buen análisis de los mismos, lo que proporcionará mejores fundamentos para tomar decisiones acertadas. Y así, mejorar los procesos que realiza tu personal administrativo y académico, como idear sistemas de estudios funcionales para trabajar con los alumnos y docentes.
2. Mejora el proceso de aprendizaje de los alumnos
Por otro lado, la plataforma de planificación también puede enfocarse en crear estrategias eficaces para llevar a cabo una correcta planeación educativa y propiciar un buen aprendizaje en cualquier modalidad, ya sea presencial o de forma online. Algo muy útil en estos casos de distanciamiento social.
De forma general, a partir de la gestión de datos, realiza varias simulaciones y encuentra las mejores soluciones para optimizar las actividades de administración educativa como: la organización de asignaturas y de los alumnos por aulas de clases, la creación de horarios, analizar la disponibilidad y el desempeño de los docentes y los estudiantes, etc.
Con lo que puede mejorar la experiencia estudiantil del alumno, pues propicia que tenga un papel más activo y que pueda involucrarse de mejor forma en su proceso de aprendizaje, conocer su progreso y elegir su propio programa académico que se adapte a sus habilidades y necesidades, etc.
Al mismo tiempo, permite a los directivos académicos y administrativos establecer un buen sistema educativo y dar el correcto seguimiento a cada alumno. Además, que la plataforma les ayudará a integrar muchas más formas de aprendizaje sin perder el control del proceso de educación que imparten.
3. Ofrece un sistema de seguridad robusto y efectivo para la información sensible de la institución
Lo vital para cualquier empresa es el cuidado de los datos privados sobre sus clientes y procesos. Algo que no es una excepción para el sector educativo puesto que también puede llegar a involucrar cuestiones legales el no llevar un buen manejo de seguridad de información.
Es por ello que la digitalización de procesos administrativos también incluye un sistema robusto y efectivo de seguridad para proteger toda la información de los alumnos y la universidad.
Para garantizarlo, proveedores y expertos deben brindar las actualizaciones correspondientes que aseguren la protección de ataques cibernéticos en los servicios de gestión académica.
¿cómo podemos ayudarte a optimizar y digitalizar los procesos administrativos de tu universidad?
En Ak Digital nos especializamos en ayudar a las empresas a iniciar su transformación digital, incluyendo a las pertenecientes del sector educativo. Contamos con un sistema de soluciones tecnológicas para optimizar cualquier proceso administrativo y ayudarlas a alcanzar sus metas.
Un ejemplo de ello, es que podemos asesorarte en la gestión y creación de ID card o tarjetas de identificación de los alumnos, profesores y personal, para que puedan ingresar a las instalaciones y contar con un código de acceso a la plataforma digital de tu universidad.
Si estás interesado en la automatización de los procesos administrativos de tu Institución, no dudes en contactar a nuestros asesores expertos para recibir una consultoría gratuita.
