De esta crisis hemos aprendido que la digitalización de procesos es necesaria para avanzar en los programas de estudios y mantener a flote a las instituciones.
La crisis sanitaria ocasionada por el Covid-19 ha hecho más evidente que la transformación digital de los procesos es una necesidad y no un lujo. Algo que se ha percibido en gran medida en el sector educativo de todos los niveles.
Mientras que algunas universidades ya habían dado un paso hacia la digitalización, muchas otras todavía no lo consideraban como una opción. Por lo que, en medio de las medidas extremas de distanciamiento social han tenido que recurrir con urgencia a métodos de e-learning y clases online.
Sin embargo, es un hecho que no todas las universidades estaban preparadas para digitalizar sus procesos y las clases. Por ello, tuvieron que tomar algunas de las herramientas digitales que no estaban precisamente dispuestas para el e-learning.
Aunque han resuelto la situación, no dejan de poner en duda su efectividad para la enseñanza. Por lo que, aún están en la necesidad de realizar estrategias efectivas para el e-learning y optimizar la calidad educativa en un futuro.
Las 3 lecciones que nos ha dejado el distanciamiento social para la digitalización de los procesos en universidades
Estadísticas de la Unesco han revelado que aproximadamente 10 millones de alumnos han tenido que resguardarse en sus casas debido a que los centros educativos se vieron obligados a cerrar sus puertas.
Para no suspender sus servicios educativos la solución fue clara: impartir sus clases por medio de las clases virtuales, pero, ¿realmente están impartiendo un e-learning de calidad? Esta es una de las principales lecciones que nos dejó la aparición del Covid-19.
Otra de ellas es que las empresas no deben continuar ignorando los beneficios de las herramientas digitales ni posponer ni un minuto más su transformación digital. En el caso de las instituciones universitarias es importante llevar a cabo la digitalización de sus procesos administrativos para mejorar su interacción con los docentes y los alumnos.
Y, por último, el temor de que los alumnos, docentes y personal académico no puedan adaptarse a este tipo de digitalización es totalmente erróneo. Esta situación nos demuestra que las plataformas digitales sí nos permiten llevar a cabo una comunicación de calidad como para poder realizar un aprendizaje.
Incluso, puede considerarse la perspectiva de que ofrece mayores beneficios que los sistemas obsoletos como veremos a continuación.
1. Es una necesidad invertir en las plataformas digitales para una buena educación de e-learning
Las plataformas digitales que comúnmente utilizamos para comunicarnos, como las de mensajería instantánea o el correo electrónico, cumplen correctamente con su función de mantenernos en contacto en tiempo real y sin importar la distancia. Pero, no están especializadas en gestionar adecuadamente las estrategias educativas.
Son poco profesionales y carecen del formato para fungir como una guía académica. A diferencia de las plataformas educativas que tienen la capacidad para dar un seguimiento adecuado al desempeño del alumno y fomentar el desarrollo de las actividades curriculares.
Pueden integrar correctamente todo un curso académico dentro de la misma plataforma. Lo que le permite al alumno visualizar todo lo relacionado a su curso, las opciones para entregar sus tareas, presentar exámenes y acceder a las fuentes de información sobre la materia en tiempo y forma.
En cuanto al docente, este podrá abarcar cada aspecto del curso, dejar las actividades correspondientes y calificarlas, poder medir el desempeño y crecimiento académico del alumno. Puesto que también se encargan de fomentar un canal de comunicación adecuado para la comunicación con los estudiantes.
2. Digitalizar sus procesos administrativos les permite operar en cualquier situación de crisis
Para la sociedad, no es una opción suspender la educación de los jóvenes que buscan prepararse para involucrarse laboralmente. Por eso, es claro que las universidades deben estar listas en todo momento para apoyar a sus alumnos ante cualquier situación de crisis.
Además de la cuestión académica, también se incluyen los servicios administrativos, puesto que los alumnos también tienen que resolver las cuestiones correspondientes a la tesorería y control escolar. Una forma de facilitar su acceso a este tipo de servicios sería a través de una plataforma digital.
Estas se encargan de gestionar integralmente todos los procesos en una plataforma, en la que tanto el alumno como el personal académico, podrán acceder a los datos relevantes de su proceso educativo. Con la disponibilidad de acceder a ella desde cualquier dispositivo en el momento y lugar que lo requieran.
Los procesos anteriores que utilizan documentos físicos bien pueden ser funcionales, pero cuestan más inversión de tiempo y productividad. La ventaja de una gestión digital es llevar cualquier proceso con un menor tiempo y al momento que se requiera.
Conoce más en: ¿Por qué debemos digitalizar los procesos administrativos en universidades en tiempos de coronavirus?
3. La adaptabilidad de la sociedad al uso de las plataformas digitales
Una de las principales causas de que las universidades se resistan a una transformación digital es que dudan sobre la posibilidad de adaptarse de una forma más comprometida a las plataformas digitales.
Sin embargo, muchas veces desconocen qué beneficios obtendrán al utilizarlas y cómo pueden optimizar sus procesos para una mayor productividad. Esta situación de emergencia, puede ser la prueba de que es posible obtener un aprendizaje a nivel superior por medio de una plataforma digital.
Lo que sí es un hecho, es que este tipo de plataformas no lo realizan automáticamente, se requiere de una buena estrategia como trasfondo y plantear correctamente las metas y objetivos de la institución. Así como, la necesidad de una capacitación previa para poder obtener lo mejor de ellas.
La digitalización de los procesos busca ofrecer una solución óptima para cualquier organización
De forma general, todo tipo de organización se está enfrentando a una grave crisis debido al distanciamiento social. Es claro que las que tienen más oportunidades de sobrellevarla son las que pueden implementar estrategias de trabajo a distancia.
Las universidades no son la excepción y más allá de poder enfrentar la crisis económica, tienen que continuar operando óptimamente por el bien de todos los estudiantes que dependen de ellas para su formación profesional. La digitalización de procesos es fundamental en esta transición.
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