Conoce algunas de las herramientas tecnológicas para mejorar la productividad laboral, con las que podrás tanto calcular nóminas, como controlar inventarios y emitir facturas, todo en tiempo récord.
El objetivo de utilizar herramientas siempre ha sido facilitar las labores del ser humano, para que se realicen de forma más rápida y eficiente, por lo que es importante saber cuáles son las mejores herramientas para la productividad laboral.
En 1908 Henry Ford se basó en los fundamentos de la Revolución Industrial Inglesa para producir el primer auto ensamblado masivamente. El Ford T revolucionó la industria automotriz y el mundo entero, resultando un claro ejemplo de como utilizar las herramientas tecnológicas en favor de la productividad laboral.
Así como este empresario se aventuró a implementar todo un sistema novedoso para ahorrar tiempo en su proceso de fabricación, reducir los errores humanos y optimizar el uso de las materias primas, las empresas en la actualidad se ven obligadas a encontrar nuevas rutas para ser más eficientes.
Según datos de Aspel, hasta el 2019, el 83% de las pequeñas y medianas empresas en Latinoamérica ya utilizaban herramientas tecnológicas para el control de algunos de sus procesos, tanto externos como internos. Esta cifra ha aumentado en consecuencia de la pandemia de COVID-19,llegando hasta el 96%, siendo las herramientas para gestión de inventarios y las plataformas para ventas las que más se han implementado en la actualidad.
Estas cifras nos muestran cómo la nueva revolución industrial se ha realizado a través de la digitalización, ya que las compañías en todo el mundo han encontrado formas ordenadas y eficientes de mantener sus operaciones.
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¿Cómo la digitalización de procesos ayuda a mejorar la productividad laboral?
En la actualidad, los mercados se han vuelto cada vez más globales y competidos, por lo que contar con herramientas digitales que te permitan gestionar de manera adecuada tus procesos es básico para competir en cualquiera que sea tu nicho.
La implementación de plataformas digitales en la vida operativa de una empresa tiene muchas ventajas, que van desde el control exacto de recursos, hasta la programación correcta de vacaciones y bonos para los colaboradores.
La digitalización brinda claridad y certeza sobre los procesos y la utilización de recursos, tanto económicos, como humanos y materiales. Todo esto a través de diferentes herramientas tecnológicas que te ayudarán a mejorar la productividad laboral.
1. Almacenamiento de información
Sin duda, uno de los pilares de la digitalización está formado por las herramientas de almacenamiento de información.
Estas plataformas son de las más utilizadas por las empresas en todo el mundo, y pueden consistir desde servicios para alojar datos en la nube de manera gratuita o de paga, como Google Drive y Dropbox, hasta plataformas capaces de almacenar y procesar cantidades enormes de información, como las llamadas big data y minería de datos.
Sin importar la opción que más se apegue a tus necesidades, las herramientas para almacenamiento de información son fundamentales en cualquier organización, ya que ofrecen respaldo de los datos, así como privacidad en los accesos.
2. Herramientas de seguridad
Otras de las herramientas más utilizadas para aumentar la productividad laboral son las de seguridad.
Un estudio de Gartner señala que las empresas gastan en promedio un 5.6 % de sus recursos en seguridad, aunque la inversión varía entre un 1 y un 18 %, lo que refleja la preocupación de los empresarios por proteger su negocio.
Cuando hablamos de herramientas de seguridad no solo nos referimos a los cortafuegos (conocidos como firewall) y los antivirus, sino también a las herramientas de seguridad física y electrónica empresarial, pues ayudan a evitar accesos indebidos, así como a supervisar los recursos humanos.
3. Cartera y administración de clientes
Uno de los instrumentos más útiles que puedes implementar para tu empresa es un Customer Relationship Management, mejor conocido como CRM. Se trata de un software que te ayudará a planificar y gestionar la relación de cada vendedor con sus prospectos y clientes, con el fin de brindarles un óptimo servicio, lo cual se traducirá en ventas cerradas.
Con el uso de un CRM podrás monitorear en tiempo real las actividades del equipo de ventas y alinear sus esfuerzos con los de tu equipo de mercadotecnia, de forma que los recursos económicos que destinas a tus campañas de promoción puedan ser aprovechados por los ejecutivos y así lograr generar más ingresos para la compañía.
Estas herramientas se presentan por medio de un panel de control, desde el cual es posible agendar reuniones, automatizar mensajes a clientes, ingresar datos de prospectos y dar seguimiento durante cada punto del proceso de ventas para verificar que se cumpla de manera correcta.
4. Planificadores de recursos
Cuando hablamos de herramientas que mejoren la productividad laboral, el planificador de recursos empresariales, llamado comúnmente ERP (Enterprise Resource Planning), es el bastión fundamental.
Se trata de una plataforma capaz de ejecutar múltiples tareas al mismo tiempo y que tiene como objetivo ayudarte a administrar de manera correcta los recursos materiales, económicos y humanos, con los que cuenta tu organización.
Con un ERP puedes realizar acciones como:
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- Controlar inventarios.
- Generar facturas.
- Crear órdenes de compra.
- Gestionar la nómina.
- Verificar los estados financieros.
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La implementación de esta herramienta te permite agilizar trámites administrativos, así como sintetizar procesos operativos, lo cual te ayudará a optimizar el tiempo de tus colaboradores y ahorrar dinero.
Otra de las bondades de contar con ERP, es que reduce los errores humanos, así como las pérdidas, ya que te brinda certeza para administrar el presupuesto.
<< Conoce más: Sistemas ERP y CRM: Características y diferencias>>
Esperamos que este repaso pueda ayudarte a analizar cuáles son las implementaciones que podrían beneficiarte y cubrir las necesidades de tu negocio.
Si te gustaría recibir una asesoría para conocer más sobre estas y más herramientas tecnológicas que te ayudarán a mejorar la productividad laboral, no dudes en contactarnos.
